세상에서 가장 쉬운 회의 퍼실리테이션_사카마키 료

- 회의에서 자료를 읽어 내려가는 것이 금물인 이유.

회의하면서 가장 쓸모없는 시간이 '자료를 읽는' 시간이기 때문이다.
누군가가 소리내어 읽기보다 각자가 속으로 읽는 게 훨씬 빠르다. 자료가 준비되면 사전에 읽고 오게 하든가, 그 자리에서 대충 훑어보는 시간을 주면 된다. 그러기 위해 자료를 작성했을 텐데, 어찌 된 일인지 회의 중에 읽으면서 시간을 잡아먹는 사람들이 있다.

 

- 사전 준비 시트의 중요한 2가지 포인트.

1. 머리로만 생각하지 말고 글로 쓰기.
- 글로 써보면 머릿속이 정리되고, 회의에서 다룰 주제도 보다 명확해진다. 직접 써보면 무엇이 불확실한 상태인지 확실하게 보이기 때문이다.

2. 사전준비 시트에 쓴 것을 제삼자에게 보여주기.
- 다른 사람이 보면 의문이나 아이디어도 다른 관점에서 생각해낼 수 있다. 이것이 회의를 구성하는 힌트가 되고, 결론의 실마리가 생겨나기도 한다. 혼자서 준비할 때보다 질적으로 훨씬 나아질 것이다.

 

- 필기의 요령 4가지

1. 글씨는 고딕체로 한다.
- 붓으로 흘려 쓴 듯한 글씨체는 필기에 맞지 않는다. 읽기 힘들기 때문이다. 명조체보다 고딕체에 가까운 서체가 읽기 편하다. 네모반듯하게.

2. 또박또박 공들여 쓴다.
- 글씨를 잘 쓸 필요는 없지만 지저분하게 쓰면 안된다. 꼬불꼬불 쓰면 읽을 수가 없어서 필기하는 의미가 없다. 자기만 보는 메모가 아니니 보는 사람을 생각해서 또박또박 정자로 쓰도록 한다. 꼬부랑글씨를 잔뜩 쓸 바에는 키워드만 또박또박 공들여 쓰는 편이 훨씬 낫다.

3. 행간은 넓게 한다. 글자 간격은 좁아도 OK
- 행간이 좁으면 무질서한 느낌이 들어서 읽기 불편하고, 글자 사이는 간격이 좁아도 의뢰로 읽기 편하다.

4. 네모난 펜촉을 쓴다.
- 펜촉은 '네모난' 것이 쓰기 편하다. 두꺼운 쪽을 세로로 쓰고, 얇은 쪽을 가로로 쓰면 글씨가 깔끔해 보인다.

 

- 개인적인 필기 노하우와 회의에서 퍼실리테이터의 필기를 체계적으로 정착시켜 나갈 수 있는 방법

개인적인 필기 노하우는 첫째, 회의참가 전 배부자료를 한 번 꼭 읽는다. 둘째, 배부자료를 갖고 희의에 참석한다. 셋째, 배부자료 뒷장에 필기한다. 넷째, 맡은 업무는 스케줄러에 다시 표기한다. 였는데, '회의 퍼실리테이션' 책을 읽고 가치관이 바뀔 정도의 충격을 받았다.

회의 퍼실리테이션을 접하게 된 계기는 항상 희의 시간이 너무 길고, 회의가 끝났을 때도 담당과 조치방안이 불명확했기 때문이다. 현재 팀 회의에 퍼실리테이터는 없고, 막내직원이 리캡 자료를 공유하는 역할을 수행 중이며, 의견을 내는 사람이 해당 업무를 도맡아야 하는 팀내 분위기와 리더의 지시 때문에 회의 분위기도 즐겁지만은 않다.

퍼실리테이터의 필기를 체계적으로 정착시켜 나가려면, 퍼실리테이터는 해당회의에서 의견을 내더라도 과중한 업무를 맡는 일은 없어야 하며, 팀리더의 독단과 팀원의 소극적인 태도도 사라져야 한다. 아오이가 그러했던 것처럼, A3종이부터 시작해 사전준비시트까지 만들어보겠다.